Betriebe reden über Umsatz und denken an Marge, und in der Lücke dazwischen geraten die meisten selbstständigen Läden still in Schwierigkeiten. Deshalb hier, wie die Zahlen bei den Berliner Betrieben aussehen, mit denen wir arbeiten: kleine Selbstständige, dreißig bis sechzig Plätze, überwiegend Kiezgeschäft.
Nimm das als Maßstab, den du an deine eigene Auswertung hältst, nicht als Zielwerte. Der Mix ist in jedem Betrieb anders.
Die grobe Form
Für ein typisches Berliner Café oder kleines Restaurant, Monatsumsatz irgendwo zwischen 30.000 € und 60.000 €:
| Position | Übliche Spanne | Anmerkung |
|---|---|---|
| Wareneinsatz | 26–33 % | Niedriger bei Kaffeegeschäft, höher mit richtiger Küche |
| Personal, inklusive Inhaber | 30–38 % | Die Zahl, die sich in drei Jahren am stärksten bewegt hat |
| Miete und Nebenkosten | 8–14 % | Extrem lageabhängig |
| Alles andere | 10–15 % | Energie, Versicherung, Software, Steuerberater, Reparaturen |
| Was übrig bleibt | 5–12 % | Bevor der Inhaber etwas Nennenswertes nimmt |
Die Betriebe am oberen Ende dieser letzten Spanne sind nicht die mit dem besten Essen. Es sind fast immer die mit dem festesten Griff auf die zwei großen veränderlichen Posten.
Der Rohertrag ist die Zahl, auf die es ankommt
Zähl Wareneinsatz und Personal zusammen, und du hast, was die meisten Betriebe als Grundkosten führen. Über unsere Betriebe hinweg landet das zwischen 58 % und 70 %.
Unter 60 % hast du Luft zum Atmen. Über 68 % bist du einen schlechten Monat von einem unangenehmen Gespräch mit der Bank entfernt. Betriebe in Schwierigkeiten sind fast nie wegen der Miete in Schwierigkeiten. Die Miete ist fest, und alle wussten das vorher. Sie sind in Schwierigkeiten, weil die Grundkosten über ein Jahr um zwei oder drei Punkte abgedriftet sind und es bis zum Jahresabschluss niemand gemerkt hat.
Zwei oder drei Punkte auf 45.000 € im Monat sind 1.350 € im Monat. Und das ist ziemlich genau die Spanne, die bessere Vorbereitungs- und Besetzungsentscheidungen bewegen.
Wo das Geld wirklich versickert
Wenn wir uns die Tageszahlen eines Betriebs über ein paar Monate ansehen, kommen immer dieselben drei Muster.
Zu viel Vorbereitung an normalen Tagen. Nicht der dramatische Verlust, sondern die kleine, unsichtbare Sorte. Zwölf Portionen zu viel an einem Dienstag, viermal die Woche, fünfzig Wochen im Jahr. Niemand schreibt es auf, und es taucht nie als Vorfall auf, aber es ist meistens der größte einzelne vermeidbare Posten im Betrieb.
Überbesetzung in der ruhigen Wochenhälfte. Dienstpläne entstehen aus Vorlagen, und Vorlagen kommen aus einer Durchschnittswoche. Montag bis Mittwoch sind in den meisten Betrieben, die wir sehen, verlässlich überbesetzt, um eine halbe bis eine Person pro Schicht.
Unterbesetzung an den außergewöhnlichen Tagen. Der warme Samstag, die Messewoche, der Tag vor einem Feiertag. Das sind die Tage mit der höchsten Marge pro Gast, und es sind die Tage, an denen am ehesten Personal und Vorbereitung fehlen, weil es genau die Tage sind, bei denen eine Vorlage danebenliegt.
Der letzte kostet mehr, als er aussieht. Ein Gast, den du an deinem besten Tag wegschickst, ist mehrere Gäste an deinem schlechtesten wert.
Was etwas bewegt, der Reihe nach
Ein Punkt weniger Wareneinsatz. In den meisten Betrieben innerhalb eines Quartals machbar, fast vollständig dadurch, näher an der tatsächlichen Nachfrage vorzubereiten, und nicht durch andere Lieferanten oder kleinere Portionen.
Ein Punkt weniger Personal. Schwieriger, und er kommt vor allem von den ruhigen Tagen, nicht von den vollen.
Bessere Besetzung an deinen zwanzig besten Tagen. Kleiner Effekt auf die Kosten, echter Effekt auf den Umsatz, und der, den Betriebe verlässlich unterschätzen.
Preis. Verfügbar, und größtenteils schon genutzt. In Berlin gibt es bei Kaffee und Mittagsgeschäft gerade echten Preiswiderstand.
Das Messproblem
Fast jeder Betrieb, mit dem wir anfangen, misst monatlich, vom Steuerberater, sechs Wochen zu spät. Das ist für die Steuer in Ordnung und für die Führung nutzlos: Bis du siehst, dass der März abgedriftet ist, ist Mitte Mai und der April lief genauso.
Die Betriebe, die ihre Grundkosten stabil halten, sind die, die wöchentlich auf Tageszahlen schauen, in einer Form, die zehn Minuten dauert und keinen Nachmittag. Nicht mehr Auswertung. Nur näher am Geschehen.
Wo wir hineinpassen
BentoPlan ist eine Prognose, kein Buchhaltungssystem. Wir sagen dir, wie viele Gäste du heute Abend, morgen und übermorgen machst, und im bezahlten Tarif bemessen wir die Schichten daran. Unsere Betriebe melden bis zu 45 % weniger Wegwerfware und rund 5 % weniger Personalkosten.
In einem Monat mit 45.000 € ist das der Unterschied zwischen einem Betrieb, der seinen Inhaber ordentlich bezahlt, und einem, der das nicht tut. Und das ist eigentlich der einzige Vergleichswert, der zählt.