Jedes Werkzeug in diesem Markt wird als unverzichtbar verkauft. Für einen Betrieb mit einem Standort und ohne Zentrale sind das die wenigsten. Hier eine ehrliche Reihenfolge, danach, was die Betriebe wirklich einsetzen, mit denen wir arbeiten.
Eines der Dinge auf dieser Liste verkaufen wir. Es ist nicht das erste.
Stufe eins: ohne geht es nicht
Eine Kasse mit TSE. Gesetzlich vorgeschrieben, das ist also keine Wahl, sondern nur die Frage, welche. Der deutsche Markt der Selbstständigen landet überwiegend bei orderbird, ready2order, Tillhub oder SumUp. Die internationalen Systeme kosten mehr und bringen dir Funktionen, die ein einzelner Standort selten nutzt.
Buchhaltung, die mit deinem Steuerberater spricht. DATEV ist die Sprache, die dein Steuerberater spricht, und lexoffice oder sevDesk bringen dich dorthin. Die richtige Frage ist nicht, welches Werkzeug dir besser gefällt, sondern welches dein Steuerberater dir nicht extra in Rechnung stellt, weil er es umgehen muss.
Zahlungsannahme. Meist mit der Kasse gebündelt. Vergleiche die Gesamtkosten pro Vorgang statt der beworbenen Sätze, und denk daran, dass in Berlin noch immer mehr bar bezahlt wird als in jeder anderen europäischen Hauptstadt.
Alles darüber ist Grundausstattung. Nichts davon bringt dir Geld ein.
Stufe zwei: rechnet sich schnell
Dienstplansoftware, ab etwa acht Leuten. Darunter funktionieren eine Gruppe im Messenger und ein ausgedruckter Zettel wirklich. Darüber sparen gastromatic, Papershift oder ähnliche der Person, die den Plan baut, mehrere Stunden pro Woche und verringern den Streit darüber, wer was zugesagt hat.
Nachfrageprognose, sobald du ein paar Monate Historie hast. Das sind wir, rechne das entsprechend heraus, aber das Argument ist einfach: Vorbereitung, Bestellung und Besetzung sind alles Schätzungen aus dem Gedächtnis, sie sind deine drei größten beeinflussbaren Kosten, und sie werden täglich getroffen. Sie ein bisschen weniger falsch zu machen, schaukelt sich schneller auf als fast alles andere auf dieser Seite.
Digitale HACCP- und Temperaturprotokolle, wenn du noch auf Papier bist. Günstig, und es macht aus einer stressigen Kontrolle eine langweilige.
Stufe drei: erst ab Größe
Vollständige Warenwirtschaft mit Rezepturen. Die Theorie ist wunderschön und die Pflege brutal. Jede Zutat, jedes Rezept, jede Preisänderung eines Lieferanten, von jemandem aktuell gehalten. Unter etwa fünf Standorten hält das fast niemand über den dritten Monat hinaus durch, und ein halb gepflegtes Warenwirtschaftssystem ist schlimmer als keines.
Auswertungs-Dashboards. Mit einem Standort hast du kein Problem, Daten zusammenzuführen. Du hast ein Zu-wenig-Stunden-Problem, und ein Dashboard löst das nicht.
Alles-in-einem-Systeme. In der passenden Größe wirklich ausgezeichnete Produkte. Bei einem oder zwei Standorten bezahlst du für die Abstimmung zwischen Standorten, die du nicht hast.
Stufe vier: lass es
Alles, was pro Nutzer abrechnet. Es hält dich still davon ab, denen Zugang zu geben, die ihn am nötigsten haben, meistens deinem Küchenchef.
Alles, was ein Jahr Historie braucht, bevor es irgendetwas tut. Manche Prognoseprodukte hängen daran. Du bezahlst fürs Warten.
Alles, was dir nicht in einem Satz sagen kann, was es für dich tut. In einem so knappen Geschäft gilt: Wenn der Pitch ein Schaubild braucht, ist es noch nichts für dich.
Zwei Fragen zu allem
„Verbindet sich das mit genau meiner Kasse?“ Nicht mit der Kategorie, mit dem System. Für deutsche Selbstständigen-Kassen lautet die ehrliche Antwort der meisten internationalen Anbieter nein, und es ist besser, das in der Demo zu erfahren als im zweiten Monat. Frag, was passiert, wenn die Antwort nein ist. Gibt es darauf keine Antwort, ist das deine Antwort.
„Welche Entscheidung ändert das morgen?“ Lautet die ehrliche Antwort „du hast bessere Sichtbarkeit“, ist es ein Berichtswerkzeug, und Berichtswerkzeuge werden meistens zweimal geöffnet. Lautet sie „du bestellst am Dienstag anders“, lohnt es sich zu bezahlen.
Ein realistisches Monatsbudget
Für einen Berliner Betrieb mit vierzig Plätzen, ordentlich aufgestellt, ohne Vergoldung:
| Monatlich | |
|---|---|
| Kasse und Zahlungen | 60–120 € |
| Buchhaltung | 20–50 € |
| Dienstplan, falls nötig | 40–100 € |
| Prognose | 79 € |
| Gesamt | 120–350 € |
Dagegen stehen die Zahlen, auf die es ankommt: Wareneinsatz und Personalkosten, für einen solchen Betrieb zusammen irgendwo nördlich von 25.000 € im Monat. Software lohnt sich genau in dem Maß, in dem sie diese zwei Posten bewegt, und lohnt sich in dem Moment nicht mehr, in dem sie nur verspricht, dir beim Draufschauen zu helfen.