Jede Kasse in der deutschen Gastronomie muss seit 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung haben, die TSE, dazu eine manipulationssichere Aufzeichnung und einen Beleg für jeden Vorgang. Was immer du vom Papierkram hältst, er hat einen wirklich nützlichen Nebeneffekt: Deine Verkaufshistorie wird ordentlich und detailliert aufgezeichnet, ob du sie nutzt oder nicht.
Der Haken ist, dass „aufgezeichnet“ und „für dich verfügbar“ zwei verschiedene Dinge sind.
Das hier ist ein praktischer Leitfaden, keine Rechtsberatung. Für alles, was deine eigenen Pflichten betrifft, frag deinen Steuerberater.
Was deine Kasse mit Sicherheit speichert
Weil sie muss: jeden Vorgang, mit Uhrzeit, Artikeln, Zahlart, Umsatzsteuer und einer lückenlosen Nummernfolge. Das wird jahrelang aufbewahrt, in einem genormten Exportformat, das für Betriebsprüfer gebaut ist.
Wenn ein Softwareanbieter dir also sagt, er komme nicht an deine Historie, heißt das meistens, dass er keine Anbindung an deine bestimmte Kasse gebaut hat. Die Daten sind da.
Die drei Wege, sie herauszubekommen
Der Export. Jedes konforme System kann einen Datenexport erzeugen. Er ist für eine Prüfung gemacht und nicht für dich, also ist er ausschweifend und sperrig, aber er enthält alles, und du hast Anspruch darauf. Die meisten modernen Kassen haben irgendwo im Backoffice eine Option „DSFinV-K“ oder „Kassenexport“.
Der Tagesbericht. Der Z-Bericht oder sein Gegenstück. Viel weniger Detail, aber er hat die Zahl, auf die es für eine Prognose ankommt: wie viel du eingenommen hast, an welchem Tag, über wie viele Vorgänge. Ein Foto deines Tagesberichts enthält das meiste von dem, was eine Nachfrageprognose braucht.
Eine direkte Anbindung. Manche Systeme haben eine ordentliche Schnittstelle. Je größer und internationaler das System, desto wahrscheinlicher, und desto wahrscheinlicher zahlst du für eine Stufe, in der sie enthalten ist.
Das unangenehme Muster
Das lohnt sich zu wissen, wenn du gerade Software suchst.
Die Kassen, die sich leicht anbinden lassen, sind die, die auf Ketten mit Backoffice zielen. Die Kassen, die ein einzelnes Berliner Café wirklich fährt, orderbird, ready2order, Tillhub und der Rest, sind die, an die sich in diesem Markt fast keine Gastronomiesoftware angebunden hat.
Deshalb können so viele Werkzeuge, die dir angeboten werden, dich nicht unterstützen. Es liegt nicht daran, dass deine Kasse schlecht oder ungewöhnlich ist. Es liegt daran, dass du nicht die Kundschaft bist, für die dieser Anbieter gebaut hat.
Was du für eine Prognose wirklich brauchst
Viel weniger, als die Leute annehmen. Um vorherzusagen, wie voll es wird, brauchst du pro Tag:
- wie viele Gäste oder Vorgänge du hattest
- wie viel du eingenommen hast
- wie viele Lieferbestellungen, getrennt geführt
- ob überhaupt offen war
Das sind vier Zahlen am Tag. Alles andere, Artikeldetails, Zahlarten, Belegfolgen, ist für andere Zwecke nützlich und hier ohne Belang.
Deshalb lassen wir dich die Zahlen eintippen. Zwanzig Sekunden am Ende des Abends, aus einem Bericht, den deine Kasse ohnehin erzeugt, und du bekommst genau dieselbe Prognose wie ein Betrieb mit direkter Anbindung. Es gibt keine schlechtere Fassung.
Drei Dinge, die sich unabhängig von der Software lohnen
Hol dir einen Export deiner eigenen Historie und behalte eine Kopie. Wenn du je den Kassenanbieter wechselst, das System umziehst oder dich mit einem Lieferanten überwirfst, ist diese Historie das Wertvollste, was du besitzt, und das, was am leichtesten verloren geht.
Prüfe, was mit deinen Daten passiert, wenn du kündigst. Manche Anbieter machen den Export unkompliziert. Manche machen daraus ein Support-Ticket. Finde es heraus, bevor du es wissen musst.
Frag jeden Anbieter, wie er an deine Daten kommt, und zwar genau in diese Richtung. „Wir integrieren uns mit deinem Kassensystem“ ist keine Antwort. „Wir binden dein System an, und das passiert, wenn wir es nicht tun“ schon.
Deine Zahlen gehören dir, sie werden von Gesetzes wegen ordentlich aufbewahrt, und sie für dich arbeiten zu lassen ist einfacher, als die meiste Software dich glauben machen will.